Zeiterfassung in der Schweiz: Pflicht, Ausnahmen und der einfache Weg

Die Regel: der Arbeitgeber dokumentiert

Das Schweizer Arbeitsgesetz verlangt in Artikel 46, dass Arbeitgeber die Verzeichnisse und Unterlagen führen, die die Behörden für den Vollzug brauchen. Was darin stehen muss, regelt Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz: unter anderem die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit, ihre Lage, also Beginn und Ende, sowie Pausen von einer halben Stunde und mehr. Die Unterlagen sind fünf Jahre aufzubewahren.

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber. Er darf die Erfassung an die Angestellten delegieren, etwa über eine App, ein Terminal oder eine Tabelle, bleibt aber dafür verantwortlich, dass sie stattfindet und korrekt ist. Das gilt auch im Homeoffice.

Wichtig für die Einordnung: Das Arbeitsgesetz gilt nicht für alle. Ausgenommen sind unter anderem Arbeitnehmende mit höherer leitender Tätigkeit, die öffentliche Verwaltung in weiten Teilen und einzelne Branchen. Für die grosse Mehrheit der Angestellten in Privatunternehmen gilt es.

Die Ausnahmen seit 2016

Weil die Vollerfassung in vielen Büros als Papierkrieg empfunden wurde, hat der Bundesrat Anfang 2016 zwei Ausnahmen eingeführt.

Verzicht auf die Erfassung (Art. 73a ArGV 1). Möglich, wenn drei Bedingungen zusammen erfüllt sind: ein Bruttojahreslohn über 120’000 Franken inklusive Boni, grosse Autonomie bei der Gestaltung der Arbeit und der Arbeitszeiten, und ein Gesamtarbeitsvertrag, der den Verzicht vorsieht. Dazu kommt eine individuelle, jährlich kündbare Verzichtsvereinbarung. Ohne GAV geht es nicht, und das schliesst die meisten Angestellten aus.

Vereinfachte Erfassung (Art. 73b ArGV 1). Angestellte, die einen namhaften Teil ihrer Arbeitszeit selbst festlegen können, dürfen nur die Gesamtdauer pro Tag erfassen, ohne Beginn, Ende und Pausen. Das braucht eine Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung oder, in Betrieben mit weniger als 50 Angestellten, eine schriftliche Vereinbarung mit jeder einzelnen Person. Nacht- und Sonntagsarbeit müssen weiterhin mit Beginn und Ende erfasst werden.

Alle anderen: Vollerfassung.

Was das für dich bedeutet

Überstunden und Überzeit sind zwei verschiedene Dinge. Überstunden sind Stunden über deiner vertraglichen Arbeitszeit bis zur gesetzlichen Höchstarbeitszeit (45 oder 50 Stunden pro Woche, je nach Branche). Für sie gilt das Obligationenrecht, Art. 321c OR: Sie werden mit einem Zuschlag von 25 Prozent bezahlt oder, wenn du einverstanden bist, innert angemessener Frist mit Freizeit von mindestens gleicher Dauer ausgeglichen; im Arbeitsvertrag oder GAV kann etwas anderes vereinbart sein, bis hin zum Verzicht auf den Zuschlag. Überzeit ist alles über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit und unterliegt dem Arbeitsgesetz, Art. 12 und 13 ArG: Sie ist nur in engen Grenzen erlaubt und mit einem Zuschlag von 25 Prozent zu bezahlen, sofern sie nicht im Einverständnis mit dir innert 14 Wochen durch Freizeit ausgeglichen wird. Die oft zitierte Grenze von 60 Stunden pro Jahr, unter der kein Zuschlag geschuldet ist, gilt nur für Büropersonal, technische und andere Angestellte sowie das Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels; für alle anderen ist Überzeit ab der ersten Stunde zuschlagspflichtig. Welche Regel für dich gilt, hängt also von deiner Tätigkeit und deinem Vertrag ab.

Beweisen musst du. Wer Überstunden geltend macht, muss sie nachweisen, und zwar Stunde für Stunde. Wenn dein Arbeitgeber seiner Erfassungspflicht nicht nachkommt, kann das Gericht die Beweislast lockern; verlassen solltest du dich darauf nicht. Eigene, zeitnah geführte Aufzeichnungen sind das Mittel der Wahl.

Fünf Jahre Zeit. Lohnforderungen, und dazu gehören Überstunden, verjähren nach fünf Jahren. Wer heute keine Aufzeichnungen hat, kann in fünf Jahren nichts mehr belegen.

Recht auf Einsicht. Du darfst die Arbeitszeitaufzeichnungen einsehen, die dein Arbeitgeber über dich führt. Nutze das regelmässig, nicht erst im Streitfall.

Der einfache Weg

Die beste Aufzeichnung ist die, die von allein entsteht. Für Angestellte mit festem Arbeitsort heisst das: eine App, die per Geofencing merkt, wann du im Büro ankommst und wann du gehst, und daraus Tag für Tag Beginn, Ende und Netto ableitet. Am Monatsende der Stundenzettel als PDF, unterschriftsfertig, daneben ein Überstunden-Saldo, der Ferien und Feiertage berücksichtigt.

Drei Dinge sollte jede Lösung können, ob App oder Tabelle:

1. Zeitnah erfassen, nicht am Freitag die Woche rekonstruieren.
2. Exportieren, damit die Aufzeichnung bei dir bleibt und nicht nur im System des Arbeitgebers.
3. Daten schützen. Arbeitszeiten und Arbeitsort sind persönliche Daten; sie gehören auf dein Gerät, nicht auf einen fremden Server.

WorkFlow, die App hinter dieser Website, ist genau dafür gemacht: kostenlos, ohne Konto, ohne Cloud, Daten auf dem Handy. Sie ersetzt nicht die Erfassung deines Arbeitgebers, sie gibt dir deine eigene.

Kurz gefragt

Muss ich als Angestellter selbst erfassen? Nur, wenn dein Arbeitgeber es dir überträgt. Deine eigene Aufzeichnung daneben ist freiwillig und klug.

Gilt das auch im Homeoffice? Ja. Der Ort ändert nichts an der Pflicht.

Darf mein Arbeitgeber meinen Standort erfassen? Nur, wenn es für die Erfassung nötig und verhältnismässig ist, und nur mit Transparenz. Eine App, die den Standort auf deinem Gerät behält und nirgendwohin sendet, ist hier der unproblematische Fall.