Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Was Angestellte wissen müssen

Was heute gilt

Zwei Entscheidungen haben die Arbeitszeiterfassung in Deutschland zur Pflicht gemacht, lange bevor ein Gesetz sie im Detail regelt.

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Hintergrund war eine Klage der spanischen Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank; das Urteil trägt das Aktenzeichen C-55/18.

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 nachgezogen. Es hat entschieden, dass diese Pflicht in Deutschland schon aus dem geltenden Arbeitsschutzgesetz folgt, nämlich aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG. Arbeitgeber müssen demnach ein System haben, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschliesslich der Überstunden erfasst werden. Aktenzeichen: 1 ABR 22/21. Die Richter haben offengelassen, in welcher Form das geschehen muss. Papier, Tabelle, App, Stempeluhr: alles ist möglich, solange es verlässlich ist.

Seitdem gilt: Die Pflicht besteht, unabhängig von einem neuen Gesetz. Wer sagt, man müsse erst auf das Arbeitszeitgesetz warten, irrt.

Was ein Gesetz noch regeln soll

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im April 2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der die Form der Erfassung regeln soll: grundsätzlich elektronisch, mit Ausnahmen für kleine Betriebe und Übergangsfristen, mit Spielraum für die Tarifparteien. Beschlossen ist er nicht. Stand 6. September 2026 gibt es kein verabschiedetes Gesetz, das die Form der Zeiterfassung vorschreibt; die Pflicht selbst besteht trotzdem, aus dem Arbeitsschutzgesetz, wie oben beschrieben. Was in Fachmedien über neue Entwurfsfassungen, Bussgeldrahmen oder Beschäftigtengrenzen berichtet wird, ist so lange politische Absicht und nicht geltendes Recht, bis Bundestag und Bundesrat es beschlossen haben. Den aktuellen Stand erklärt das Ministerium in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung; wir aktualisieren diesen Artikel, sobald ein Gesetz in Kraft tritt, und das Datum oben zeigt den Stand.

Was das für dich als Angestellten bedeutet

Du hast Anspruch auf Erfassung. Dein Arbeitgeber muss deine Arbeitszeit erfassen, auch im Homeoffice, auch bei Vertrauensarbeitszeit. Vertrauensarbeitszeit heisst weiterhin, dass du deine Zeit frei einteilst; sie heisst nicht mehr, dass niemand hinschaut.

Du darfst die Erfassung selbst übernehmen. Der Arbeitgeber kann sie an dich delegieren, bleibt aber verantwortlich dafür, dass es passiert und dass er die Daten kontrolliert. Viele Betriebe lösen das über eine App, ein Terminal oder eine Tabelle, die du selbst führst.

Deine eigenen Aufzeichnungen zählen. Kommt es zum Streit um Überstunden, musst du als Arbeitnehmer nachweisen, dass du gearbeitet hast und dass der Arbeitgeber die Mehrarbeit angeordnet, gebilligt oder geduldet hat. Eigene, zeitnah geführte Aufzeichnungen sind dabei ein starkes Beweismittel, gerade wenn der Arbeitgeber keine hat.

Fristen im Blick. Ansprüche auf Vergütung von Überstunden verjähren nach drei Jahren, oft aber schon viel früher durch Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag, teils nach drei Monaten. Wer seine Stunden nicht festhält, verliert sie in der Regel, nicht der Arbeitgeber.

Wie du deine Stunden ohne Aufwand festhältst

Die einfachste Methode ist die, die du nicht vergessen kannst. Deshalb bewährt sich für Angestellte mit festem Arbeitsort eine App, die automatisch stempelt, sobald du am Arbeitsort ankommst, und wieder ausstempelt, wenn du gehst. Du bekommst pro Tag Beginn, Ende und Netto, pro Monat einen Stundenzettel, den du unterschreiben und abgeben kannst, und ein laufendes Überstunden-Konto.

Worauf du achten solltest, egal welche Lösung du wählst:

1. Zeitnah und vollständig. Beginn, Ende, Pausen. Nachträglich rekonstruierte Zeiten sind weniger wert.
2. Korrigierbar, aber nachvollziehbar. Fehler passieren; eine gute Lösung protokolliert Korrekturen, statt sie zu verstecken.
3. Bei dir, nicht nur beim Arbeitgeber. Wenn die Daten nur im System des Arbeitgebers liegen, hast du im Streitfall keinen Zugriff. Ein Export als PDF oder CSV, den du selbst aufbewahrst, schliesst diese Lücke.
4. Datenschutz. Deine Arbeitszeiten und dein Arbeitsort sind sensible Daten. Eine App, die sie auf dem Gerät behält, statt sie auf fremde Server zu laden, erspart dir Fragen, die du nie beantworten wolltest.

WorkFlow, die App hinter dieser Website, ist nach diesen Kriterien gebaut: automatisches Stempeln per Geofencing, Überstunden-Saldo, Stundenzettel als PDF, alles ohne Konto und ohne Cloud. Sie ersetzt nicht das System deines Arbeitgebers; sie sorgt dafür, dass du deine eigene, unabhängige Aufzeichnung hast.

Häufige Missverständnisse

“Bei Vertrauensarbeitszeit muss nicht erfasst werden.” Doch. Erfasst werden muss immer; frei ist nur die Einteilung.

“Die Pflicht gilt erst, wenn das Gesetz kommt.” Nein. Sie gilt seit dem BAG-Beschluss 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz. Ein neues Gesetz würde nur die Form regeln.

“Als Arbeitnehmer betrifft mich das nicht.” Die Pflicht trifft den Arbeitgeber, der Nutzen dich: Nur mit Aufzeichnungen kannst du Überstunden geltend machen.

“Ich darf keine eigene App nutzen.” Du darfst deine eigene Arbeitszeit jederzeit selbst notieren, mit welchem Werkzeug auch immer. Nur die offizielle Erfassung des Arbeitgebers ersetzt sie nicht.